○佐呂間町電子計算組織管理運営規程
平成4年3月26日
規程第1号
佐呂間町電子計算組織管理運営規程
(目的)
第1条 この規程は、佐呂間町(以下「町」という。)が導入した電子計算組織について必要な事項を定めることにより、適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 電子計算組織 電子計算機により、与えられた一連の処理手順に従って事務処理する組織で町が管理するものをいう。
(2) 個人情報 電子計算組織により記録し、処理する個人に関する情報をいう。
(3) 電算処理 町が管理する電子計算組織による処理をいう。
(4) データ 電算処理に係る入出力帳票、記録媒体に記録された情報をいう。
(5) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、その他情報を記録する媒体及び装置をいう。
(6) ドキュメント システムの設計書、操作手引書、プログラム説明書、コード表等電算処理に必要な仕様書類をいう。
(7) 事故 データの漏えい、滅失、改ざん、棄損その他の事故をいう。
(電子計算組織の管理者等)
第3条 町長は、電算処理するデータ並びに機器を的確に管理するため、データ保護総括管理者(以下「総括管理者」という。)及びデータ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 総括管理者は、総務課長を充てる。
3 保護管理者は、電算処理に係る業務の所管課長とし、各課等(以下「各課］という。)に設置している端末機の管理者とする。
4 保護管理者は、直接電子計算機を操作する者並びにその業務の一部を処理させるため、データ保護担当者(以下「保護担当者」という。)を指名し、保護担当者指名通知書(様式第1号)を総括管理者に提出する。
(佐呂間町OA化推進委員会への委任)
第4条 電子計算組織の適切な運営を図るため、佐呂間町OA化推進委員会(以下「委員会」という。)において、次の各号に掲げる事項を調査検討するものとする。
(1) データの保護及び利用に関すること。
(2) 電算処理に関する効率的運営の調査研究に関すること。
(3) 事務処理に関する職員の労務環境等に関すること。
(4) 適用業務の新規開発及び一部変更に関すること。
(5) その他電算処理に係る重要な事項に関すること。
(データの管理)
第5条 総括管理者、保護管理者、保護担当者又は電子計算組織に係る業務に従事する職員は、その所管に係るデータの取り扱いに当たっては、厳正に管理し、個人情報の保護に努めなければならない。
2 保護管理者は、データについてその作成から廃棄に至るまでの経過を記録し保管しなければならない。
3 データの受払いに伴う搬送及び端末装置から直接電算処理するための入出力方法の取り扱いは、総括管理者が保護管理者と協議して定めるものとする。
(1) 利用すべき記録事項が利用目的に照らして必要最小限のものであること。
(2) 対象とする個人の範囲が利用目的に照らして必要最小限のものであること。
3 課長等は、利用が承認されたデータを依頼書に記載した目的以外に利用してはならない。
4 課長等は、利用が承認されたデータを適切な方法により管理しなければならない。また、利用目的を達成し不用となったデータは、再生不能な形状に処分しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、ドキュメントを所定の場所に保管するとともに、これを部外者の閲覧に供し若しくは複写し、又は外部へ持ち出すときは総括管理者の承認を得なければならない。
(電子計算組織の操作等)
第8条 電子計算組織の操作は、総括管理者が承認した者が行い、原則として複数の職員で行うものとする。
2 総括管理者は、電子計算組織の正常な運営を確保しなければならない。
(端末装置の操作等)
第9条 端末装置の操作は、端末設置課の保護管理者が指名した保護担当者が行うものとする。
2 前項の保護担当者以外の者が端末装置を操作使用するときは、端末設置課の保護管理者の承認を受けなければならない。
3 端末装置から出力する個人情報は、所管の業務に必要なものに限る。
(新規開発等の申請)
第10条 課長等は、その所管する事務に関し新たに電算処理しようとするとき又は電算処理の内容を変更しようとするときは、電算処理業務申請書(様式第4号)に必要な事項を記入し、総括管理者に申請しなければならない。
(1) 町民の福祉の向上を図ることができるもの
(2) 事務処理の効率化を図ることができるもの
(3) その他行政水準の向上を図ることができるもの
(立入り)
第11条 総括管理者は、電子計算組織が設置されている場所(以下「電算室」という。)に所属職員以外の者を立ち入らせてはならない。ただし、必要があると認めるときは、所属職員立ち会いのうえ、これを認めることができる。
(保安措置)
第12条 総括管理者は、電算室における火災、盗難又は事故に備え必要な保安措置を講じなければならない。
(事務の委託)
第13条 電子計算処理業務を外部に委託するときは、次の各号に掲げる事項について条件を付さなければならない。ただし、契約の性質又は目的により該当しない事項についてはこの限りでない。
(1) 秘密保持の義務
(2) 目的外使用の禁止
(3) 受託者以外への提供の禁止
(4) 複写の禁止
(5) 提供資料の返還義務
(6) 業務管理に係る町の検査に応じる義務
(7) 事故報告の義務
(8) 再委託の禁止
(9) その他町長が必要と認める事項
(10) 前各号の条件に違反した場合の契約解除並びに損害賠償に関すること。
(検査)
第14条 データの管理状況及びこれらに関する設備の状況等について、年1回以上の検査を実施する。
2 前項の検査は、職員のうちから町長が指名した複数の者が行い、その結果を町長に報告するものとする。
附則
1 この規程は、平成4年3月30日から施行する。
2 佐呂間町電子計算組織の個人情報保護に係る利用に関する規程(昭和60年規程第2号)は、廃止する。
附則(平成14年10月31日訓令第17号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成27年12月30日規程第27号抄)
(施行期日)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)附則第1条第4号に掲げる規定の施行の日(平成28年1月1日)から施行する。ただし、次の各号に掲げる規定は、当該各号に定める日から施行する。
(1) 第1条の規定 公布の日
(2) 第11条及び附則第13条の規定 番号法附則第1条第5号に掲げる規定の施行の日
